YouTubeは安全に社内で利用できるの？
注意点と利用に適しているツール解説

2024.07.03

動画配信

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社員向けなどの用途で動画を公開・共有したいとき、「身近な動画配信のツールであるYouTubeを利用できないか？」と考える方は多いのではないでしょうか。YouTubeの利用には費用がかからないほか、アカウントさえ作成すれば簡単に動画を公開・共有できるメリットもあります。
しかし、YouTubeはあくまでSNSであり、1つのプラットフォームに対し不特定多数のユーザーが動画を投稿し視聴するものです。広く一般に動画を公開する目的で利用されるため、企業内での研修や機密情報の共有などにYouTubeを利用することにはリスクが伴います。

この記事では、YouTubeの社内利用における注意点と社内利用に適しているツールを紹介します。

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《目次》

1. YouTubeを社内で利用できる？
2. YouTubeの社内利用における注意点とは？
3. 安全性の高い、法人向け動画配信プラットフォーム
4. 社内利用にはYouTubeではなく、法人向け動画配信プラットフォームの利用を

1. YouTubeを社内で利用できる？

社内向けの情報共有や研修、業務マニュアル共有などの目的でYouTube利用を検討する際には、限定公開がまず候補に挙がるでしょう。

限定公開とは？

限定公開は、特定のユーザーと情報を共有したい場合に便利な機能です。通常、YouTubeにアップロードされた動画はだれでも見られる状態となりますが、「限定公開」に設定すれば、URLを知っているユーザーのみが動画を閲覧できます。
ただ、検索結果や関連動画としては表示されませんが、URLを知っている方であればだれでもアクセスできてしまう点には注意が必要です。

【関連記事】 YouTube「限定公開」で動画を共有する方法と注意点

非公開とは？

YouTubeには限定公開のほかに「非公開」という設定方法もあります。非公開に設定した動画は、動画をアップロードした本人と、自身が許可したユーザーのみが閲覧できます。非公開に設定した動画の視聴許可は、設定画面上で従業員のgmailアドレスを登録することで可能です。閲覧権限を与えられるのはGoogleアカウントを持っているユーザーに限ります。

【関連記事】 YouTube「非公開」で動画共有、その方法と注意点

このように、企業でもYouTubeを利用できますが、いくつかの注意点があるため基本的には社内利用に適さないといえます。次章で注意点について、より詳しく解説していきます。

2. YouTubeの社内利用における注意点とは？

YouTubeの社内利用には注意点があります。

情報漏えいのリスクがある
YouTubeの定めたルールに則って使用していく必要がある
社内で閲覧制限がかけられているケースも
広告が表示される可能性がある

情報漏えいのリスクがある

前述したように、YouTubeの限定公開を利用すれば、一定の閲覧制限をかけられますが、完全に情報漏えいのリスクを排除できるわけではありません。限定公開に設定した動画は、URLを知っていればだれでもアクセス可能です。そのため、社外にURLが流出した場合、社員以外にも動画を閲覧されてしまいます。動画URLの共有を防ぐ方法はなく、パスワードも設定できないため、セキュリティが高いとはいえないでしょう。

また、非公開に設定したうえで個別に動画の閲覧許可を設定する方法もありますが、個別に許可を与えていくのは大変な作業です。
さらに、限定公開・非公開いずれの場合においても、投稿時の設定を間違えると社外に公開されてしまいます。このようなヒューマンエラーは完全に防ぐことは難しいでしょう。

YouTubeの定めたルールに則って使用していく必要がある

手軽かつ無料で利用できるYouTubeですが、YouTubeの定めたルール（利用規約）に則って使用していく必要があります。望まない機能や仕様変更も受け入れなければならず、業務の変更が必要になってしまうケースも想定されます。
YouTubeの注意点については、以下の記事でも詳しく解説しています。併せてご覧ください。

社内で閲覧制限がかけられているケースも

機密性のない動画の共有にYouTubeを使う場合でも、会社によってはWebサイトの閲覧制限をかけており、YouTubeも対象となっているケースがあります。その場合、YouTube上の設定で社員に閲覧権限を与えても、社員が視聴することはできません。
YouTubeを社内で利用する際には、閲覧制限を実施している情報システム部門などと調整し、閲覧制限を解除してもらわなければなりません。

広告が表示される可能性がある

2021年の利用規約改定後以降、収益化プログラムに参加していない動画についてもYouTube上で動画広告が表示されるようになりました。
YouTubeの社内利用においても、動画の視聴中に広告が表示される可能性があります。広告により集中を妨げられたり、広告が始まった時点で視聴を中断してしまったりする問題が生じます。

このように、YouTubeの社内利用においては情報漏えいのリスクが伴うほか、視聴にあたって閲覧制限がかけられているケースや、広告が表示されてしまう問題もあります。
これらの理由から、企業におけるYouTubeの社内利用は可能ではあるものの、「基本的には適さない」といえるでしょう。

【関連記事】動画配信のセキュリティ、企業担当者が知っておくべき3つのこと

3. 安全性の高い、法人向け動画配信プラットフォーム

それでは、社内向けに機密情報を含んだ動画を公開したい場合は、どのような環境を用意すればよいのでしょうか。セキュリティや利便性などの観点から、おすすめしたいのが法人向けの動画配信プラットフォームの利用です。
動画配信プラットフォームとは、動画を配信するための専用サービスであり、動画配信に必要な以下の機能が利用できます。

動画配信プラットフォームの代表的な機能

動画管理・運用に関する機能
セキュリティ・アクセス制限に関する機能
安定的で高品質な配信
マルチデバイスへの配信
動画視聴解析に関する機能　など

動画配信プラットフォームの主なメリット

セキュリティ

安全性の高い環境で動画を配信できるため、外部への情報漏えいリスクを抑えられます。再生ドメイン制限やIPアドレス制限、ユーザー認証配下での動画共有（動画ポータル機能）など、セキュリティに関する機能も充実しています。
また、閲覧権限設定が可能なため、社内での利用に適しています。

利便性

オンデマンド配信だけでなく、ライブ配信や疑似ライブなど、さまざまなタイプの動画配信が実現可能です。また、PCだけでなくスマホなどのデバイスでも視聴できたり、倍速再生やチャプターを選択して再生できたりなど視聴時に便利な様々な機能を備えています。すでにある社内ポータルサイト内に動画を埋め込んで、社内の特定ユーザーのみへの動画配信や、動画ポータル機能を用いてノーコドで完成できるサイト内での役職・所属に応じたコンテンツの出し分けも可能です。

動画視聴解析

動画単位の視聴解析や、ユーザー単位の視聴解析などかあります。動画ポータル機能を用いた動画配信の場合、いつ、だれが、どの動画を、どの程度の時間閲覧したかなどの情報をログとして収集できます。動画の閲覧状況の分析や、今後配信するコンテンツの検討におけるインプットとして活用可能です。

YouTubeと動画配信プラットフォームの比較

	YouTube	動画配信プラットフォーム
コスト	◎	△
安全性	×	◎
機能性	△	◎
視聴解析	△	◎

無料で利用できるYouTubeは、機密性が求められない情報の共有や、広告・プロモーション用途などに適した選択肢です。一方で、機能性や安全性からは、法人向けの動画配信プラットフォームの利用が有効です。社外へ流出した際に影響が大きい情報については、セキュリティに優れた法人向け動画配信プラットフォーム上で共有してください。