［事例付き］ 社内ポータルサイトとは？
導入メリットと構築方法、動画活用事例の解説
2024.08.02
社内広報
社内に情報を共有するための入り口となる「社内ポータルサイト」は、業務マニュアルや申請フォーム、社内規程などを一元的に管理するために便利なWebサイトです。近年では、コミュニケーションの活性化や情報共有を目的として動画活用を行う企業も増えおり、社内ポータルサイトは動画の共有場所としても注目される存在です。
この記事では、社内ポータルサイトの概要と導入メリット、構築方法、そして動画を軸としたポータルサイトの事例について詳しく紹介します。
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1. 社内ポータルサイトとは
「ポータル（portal）」とは、入口や正面玄関といった意味の言葉です。社内ポータルサイトとは、社内情報を一つにまとめ、それぞれの情報に簡単にアクセスできるようにした、いわゆる入り口となるWebサイトのことを指します。従業員は社内ポータルサイトにアクセスすれば業務に必要なあらゆる情報を手に入れられます。
社内ポータルサイトでは、主に社内情報や社内向けシステムへの導線の一元管理を行うほか、スケジュール管理機能やコミュニケーションツール、掲示板機能などを設けることもあります。さらに、シングルサインオン（SSO）機能を利用すれば、従業員は社内ポータルに一度ログインするだけで複数の社内向けシステムへ容易にアクセスできるようになり、業務効率化も見込めます。
2. 社内ポータルサイトの導入メリット
社内ポータルサイトを導入する主なメリットは以下の3つです。
- 業務に関する情報の集約
- コミュニケーションの活性化
- リモートワークへの対応
順番に説明します。
業務に関する情報の集約
社内規程や業務マニュアルなどの業務に関連する情報を集約することで、ポータルサイトを見れば業務が行える環境をつくれます。情報の一元化により、社内からの問い合わせ対応を減らすこともできます。また、他部署への依頼がスムーズになるといった業務効率化のメリットがあります。
コミュニケーションの活性化
日々多くの従業員がアクセスする社内ポータルサイトを利用することで、コミュニケーションの活性化も期待できます。掲示板機能やチャット機能を活用することで他部署との日程調整を容易にしたり、業務上の質問をしやすい環境を構築できたりします。また、社内ポータルサイト経由で社内報を配布することも可能です。
リモートワークへの対応
リモートワークの普及に伴い、在宅勤務の従業員の生産性を感じている企業も多いのではないでしょうか。社内ポータルサイトを利用すれば、リモートワーク中心でオフィスに出社する機会が少ない方にも、社内情報にアクセスしやすい環境を提供できます。
3. 社内ポータルサイトの構築方法
社内ポータルサイトの主な構築方法は以下の3つです。
- 社内ポータル専用ではない既存ツールを利用した自作
- 社内ポータル専用のパッケージサービスを利用
- スクラッチ開発
順番に説明します。
社内ポータル専用ではない既存ツールを利用した自作
SharePointやWordPressなど、既存のツールを利用して社内ポータルサイトを構築する方法です。比較的安価で構築できる点や、インターネット上にツールの使い方に関する情報量が多いため専門的な知識がなくても構築可能な点が主なメリットです。
デメリットとしては、例えばSharePointでは機能やデザインが制限される点です。WordPressの場合は、セキュリティ対策や運用保守を自社で行う必要がある点が挙げられます。
社内ポータル専用のパッケージサービスを利用
社内ポータルサイト向けに開発されたサービスを利用して自社サイトを構築する方法です。メリットは、豊富な機能と拡張性を備え、専門的な知識がなくても直感的な操作で対応できる点です。導入後のサポートも充実しており、構築後の運用コストも月額費用でほぼ変動がないことから予算計画が立てやすいといえます。
一方でカスタマイズに限界がある点や、自社のニーズに合わない機能がある可能性が考えられる点はデメリットとなります。
スクラッチ開発
ゼロからプログラムを開発して、社内ポータルサイトを構築する方法です。メリットは、自社のニーズに合致した機能やデザインを自由に構築できる点です。
一方で、スクラッチ開発は導入コストが高額になり、構築期間も長くなりがちです。機能の追加時やメンテナンス時には専門知識を持った開発者が必要なため、運用コストも高額になります。
このような理由から近年ではスクラッチ開発が選ばれるケースは少なく、まずは前述の「社内ポータル専用ではない既存ツールを利用した自作」や「社内ポータル専用のパッケージサービスを利用」を検討することをおすすめします。
4. 動画ポータルサイトとは
動画ポータルサイトとは、情報伝達効果に優れた動画を一元管理しつつ、社内をはじめとする特定の対象者に向けてセキュアに動画を共有できるサイトのことです。動画を特定のページなどに埋め込むことで社内ポータルサイトに動画機能をアドオンすることもできますが、動画を1カ所に集めて共有する動画ポータルサイトの方が、伝えたい情報を視聴者へ確実に届けられます。
動画ポータルサイトを構築する主なメリットは以下のとおりです。
- 動画にスムーズにアクセスできるため、動画視聴機会を増やしやすい
- カテゴリーやタグ、検索機能によって簡単に動画を検索できる
- 新着動画やおすすめの動画が自動的に表示されるため、大切な情報を見逃しにくい
- コメントをはじめとする動画へのリアクションにより視聴者同士のコミュニケーションを促進できる
動画ポータルサイトは、情報伝達を強化し、従業員のエンゲージメントを高め、組織全体の活性化を実現できる方法だといえるでしょう。
5. 動画ポータルサイトの導入事例
ここでは、動画ポータルサイトの導入事例として、Ｊストリームの法人向け動画共有・配信プラットフォーム「J-Stream Equipmedia（EQ）」の「EQポータル」を活用した事例を紹介します。
YKK AP株式会社 様
YKK AP株式会社様が、動画を1カ所にまとめて、誰もがいつでも見られる環境をつくるために採用したのが、Ｊストリームの法人向け動画共有・配信プラットフォーム「J-Stream Equipmedia（以下EQ）」です。
YKK AP株式会社 品質本部 企画推進部 山口 敏彦 氏 のコメント
YKK AP様に聞く！社内情報共有に“動画”を取り入れた狙いと効果 より
「EQ」には、動画共有ポータルが作れる機能「EQポータル」が備わっています。ユーザー管理や利用度の分析などもできるということで、従業員への情報発信でも「EQ」を採用しました。現在、生産部門や開発部門など技術系約800名のユーザー登録があり、その半数がログインして「YKK AP 品質・技術系動画ポータルサイト（品質管理・技術管理）」を利用しています。
200本ほど公開していますが、この中には動画もありますしドキュメントもあります。「EQポータル」は動画以外にドキュメントも載せられる点もよいと感じています。ドキュメントだけや、動画とドキュメントをセットで載せるなど、非常に便利に使っています。
どれくらい視聴されているか分析できるのも「EQポータル」の利点です。
どの動画が見られているのか、全然見られていない動画はどういうものかというところが分かりますし、この人はよく見てくれているなど、そういったところが月単位でグラフ化されますし、リスト化もされます。
構築しただけでなく、見てくれているのだということが実感できますし、どの動画の人気があるのか、こういった分類の動画を載せると皆さんが見るのだなというのが分かってきますので、分析機能は非常に有効に使わせていただいています。
株式会社Ｊストリーム
当社（株式会社Ｊストリーム）での活用事例です。Ｊストリーム人事部では、「人」にフォーカスを当てて、社内のいろいろな情報を動画形式で共有しています。情報共有に加えて、社内コミュニケーション活性化・エンゲージメント強化を目的としています。
当社は社内ポータルサイトをSharePointで構築しています。そこではじめは、SharePointで「人事テレビ」というページを構築し、ページ内に動画を埋め込んで共有していました。
しかし、運用をしていくと下記のような課題が生じました。
- 誰がどの程度動画を視聴したか把握しにくい
- 動画が増える都度、ページ更新が必要で運用が大変
- 動画だけを対象に検索ができず利便性が悪い
- 動画本数が増えても思ったより視聴数が伸びない
そこで「EQポータル」を使用し動画を一元管理したポータルサイトをノーコードで構築、EQポータル上で動画を公開しました。
EQポータルの利用により生まれ変わった「人事テレビ」では、
- 動画ポータルサイト内だけで検索できる
- 「人事テレビ」TOPページにお勧めやランキングを掲載して視聴を促す
- メールでの更新案内
などが実現できました。
これらにより人事テレビの利用が活性化しました。
運用面では、EQポータルの管理画面で動画をアップロード・設定するだけで、ポータルサイトに動画が追加できるため、運用工数の削減にもつながっています。
社内ポータルサイトと人事テレビはSSO連携（シングルサインオン連携／一度のログインで複数のシステムにアクセスできる認証方式）しており、シームレスに動画ポータルサイトに遷移でき、利便性も担保されています。
Ｊストリーム 人事担当者からのコメント
EQポータルを利用するまでは、誰がどの動画を見ているか？が把握できなかったのですが、導入後はアップロードした動画を見ているのがどんな社員なのかがわかるようになりました。
また、アップロードから社内への展開までが1つのサービスで完結するため、更新作業の負荷も低減されています。
IT知識がそれほどない人事部員でも、マニュアルを見ながら構築・運用ができるため、更新作業が属人化しない点でも非常に助かっています。
6. まとめ
この記事では、社内ポータルサイトの導入メリットや構築方法、事例などについて紹介しました。
社内ポータルサイトは業務に関する情報の集約や社内のコミュニケーション活性化などに効果があります。近年では情報共有のために動画を活用するケースも増えており、動画中心のポータルサイトを構築したい場合には動画配信プラットフォームを活用した「動画ポータルサイト」の構築も選択肢となります。
当社では、法人向け動画共有・配信プラットフォーム「J-Stream Equipmedia」（EQ）を提供しています。EQの機能「EQポータル」を使えば、ユーザー単位で分析可能な、認証型のポータルサイトをノーコードで簡単に素早く作成・公開できます。
EQポータルには、動画以外にもドキュメント（PDF/PPT）や画像の掲載も可能です。視聴ログは個人単位で詳細に取得、動画活用を成功へ導きます。
30日間無料でお試しいただけます。ご興味のある方はお問い合わせください。
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