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2020.10.29

高まるインターナルコミュニケーションの重要性
~動画活用のメリットや主な活用シーン~

テレワークの普及拡大に伴って、今まで以上に組織内のコミュニケーション不足が課題として認識されるようになりました。そこで今回は、動画をインターナルコミュニケーションに使うメリットや活用シーンをご紹介します。

1.インターナルコミュニケーションに動画を使うメリット

トップダウンのコミュニケーション活性化はもちろん、部門間連携や社員間の連携強化、そしてボトムアップのコミュニケーションの活性化にも動画は効果的です。

《インターナルコミュニケーションに動画を使うメリット》

  • 企業理念や経営ビジョンが迅速・正確に伝わる
  • 部門間・社員間の連携が強化される
  • 環境整備をすることで現場の要望を手軽に発信できる

こういったメリットが生じる背景には、動画の持つ効果が関係しています。

《動画の効果》

  • テキストに比べて、たくさんの情報が素早く伝わる
  • 直接動画を見ることができるので、又聞きより正確に伝わる
  • テキストに比べてより記憶に残りやすい

加えて、ライブ配信・オンデマンド配信で下記のような効果もあります。

ライブ配信 ・「一体感、臨場感」が得られる「熱量や空気感」も伝わる
・会場に集合する(移動する)必要がない
オンデマンド配信 ・視聴者の都合のよいタイミングでの視聴や繰り返し視聴ができる
・ライブ後のアーカイブ配信は視聴できなかった人のフォローに有効

2.動画の種類と効果的な使い分け

活用シーンの紹介の前に、まずは動画の種類とその効果的な使い分け方法について触れておきましょう。

■ 動画の種類

動画は「ライブ配信」「アーカイブ配信」「オンデマンド配信」「疑似ライブ配信」に分けることができます。

ライブ配信 配信サーバーやインターネット回線を経由し、映像や音声をリアルタイムに視聴者に配信することを指す。
アーカイブ配信 ライブ配信を記録した動画を、見逃した方や再度視聴したい方などに向けて配信することを指す。
オンデマンド配信 あらかじめ作成した動画を配信サーバーにアップロードしておき、視聴者の好きなタイミングで見てもらえるように配信することを指す。動画作成時に収録をやり直したり編集で伝わり方を工夫したりと、より動画内容の質を高めることができる。
擬似ライブ配信 あらかじめ作成しておいた動画を使ってライブ配信をおこなう方法を指す。「ライブ配信」に比べ配信時の機材構成やオペレーションがシンプルになったり、演者への負担が少なかったり、事前に社内チェックをおこなった内容でライブ配信できるなどのメリットがある。

※アーカイブ配信も含めて「オンデマンド配信」と呼称する場合もあります。
※疑似ライブ配信を含めて「ライブ配信」と呼称する場合もあります。

■ 動画の効果的な使い分け

動画の種類をまとめると以下のようになります。

ライブ配信/擬似ライブ配信の場合、リアルタイムで視聴できなかった人へのフォローも考え、ライブ配信/擬似ライブ配信+アーカイブ配信を基本とするのが良いでしょう。

ライブ配信とオンデマンド配信を比較した場合、ライブ配信の方が視聴されやすいという結果が、当社実施の自社向け配信やお客様の実例からも出ています。擬似ライブ配信はライブ配信と遜色ない視聴結果が見込めます。

オンデマンド配信は視聴者が「自分のタイミングで見られる」「隙間時間で少しずつ見られる」という利便性があるため、ライブ配信後のアーカイブ配信としての活用や、社員や部門の紹介などにもおすすめです。
配信時には導線設計や周知の方法など、見てもらうための取り組みも重要になります。

全員への視聴を必須とする場合は、個人単位の視聴の管理や視聴内容の理解度を計測する仕組み(テストなど)をセットにして動画配信をするのが有効です。

3.主な活用シーン

インターナルコミュニケーションにおける動画の主な活用シーンを解説していきます。

■ トップメッセージ、経営理念・方針・決算の配信

トップメッセージ、経営理念・方針や決算に関する動画は、過去に当社で実施したアンケート調査で「再生回数や反響が大きかった動画」「今後(も)視聴したい動画」の1位2位となっており、動画の企画・実施者はもちろん視聴する社員にとっても関心の高い動画だといえます。

ただし「トップメッセージ」や「会社の方針・決算」を動画にする際、手元の資料や原稿をただ読み上げるだけでは残念です。動画は話し手の人柄・熱意・言葉の強弱などをそのまま視聴者に届けることができます。配信方法としては、ライブ配信・オンデマンド配信どちらも考えられますが、ライブ配信時や動画収録時には、出演者ができるだけ自分らしい言葉で語るようにし、動画ならではの効果を活かせるよう心がけるとよいでしょう。

■ 社内イベントのオンライン化
(社員総会・キックオフイベント、競技大会・コンテスト、オンライン内定式・入社式、周年行事 など)

集合型イベントをオンライン開催することで、地方勤務者など従来参加することができなかった社員がライブ配信を通じて参加可能になります。また、会場に集合する(移動する)必要がないため、経費や時間の節約・感染症対策としても有効です。

イベントをライブ配信することで会場の雰囲気も感じることができますし、チャットなどを利用してリアルタイムのコミュニケーションを行うことも可能です。

イベントのオンライン化の場合どのようなツールで配信するかも重要ですが、イベントの進行や演出も参加者の満足度に大きく影響します。集合型で実施する場合は「参加者同士の顔が見える」「その場で気軽に話したり交流したりといったことができる」などのメリットがあります。こういった部分をあきらめてオンライン開催するのではなく、参加者の顔写真を使った動画をイベント中に流したり、交流が持てるような仕掛けをしたりといった工夫をすることが、イベント企画担当者には期待されます。

■ 社員紹介・部門紹介、優秀者・優秀プロジェクト紹介

社員や部門の紹介はもちろん、優秀な社員のマインドや取り組み・優秀プロジェクトなどを他の社員に共有するといった活用シーンもあります。
この場合、インタビューを軸に構成しオンデマンド配信するのが王道です。インタビュー形式にすることで取り組みやその背景にある思いがしっかり引き出されます。さらに、編集でより効果的に伝達できるように動画の質を高めることができます。

■ 社内報での動画活用、社員による動画投稿

紙やWebの社内報に動画を活用するのは効果的です。テキストだけでは伝わりきらない人柄や臨場感などを伝えることができたり、短い動画尺の中で沢山の情報を伝達したりすることが可能になります。
また、過去に当社で実施したアンケート調査で「社内広報に動画を活用すると利用者の情報接触頻度が増える」という結果がでています。

先ほど紹介したような、トップメッセージや社員紹介・部門紹介なども、社内報で掲載するのに相性のよい動画といえます。

また、スマホの所有率が上がり誰でも動画を撮影できる環境が整いました。社員向けの動画ポータルサイトを用意し情報共有の場として活用するのはもちろん、社員自ら動画撮影・投稿を行い現場の要望を発信する場として活用することも今後増えてくるのではないでしょうか。

4.動画配信におけるセキュリティの重要性

インターナルコミュニケーションでの動画活用の場合、動画の内容には機密情報を含む可能性があります。機密情報を含む動画の場合、共有の仕組みはしっかり設計・運用する必要があります。

YouTubeに代表されるような無料の動画配信プラットフォームは、機密情報を含む動画配信にはおすすめできません。YouTubeの「限定公開」は動画のURLを持つユーザーのみが視聴できる仕組みです。しかし、転送するなどでURLが外部に流出した場合は想定した以外の人でも視聴できてしまいます。

YouTube以外にも動画配信機能のついたプラットフォームは様々に存在します。プラットフォーム選定の際は機能・性能・価格に加え

  • 社外への情報漏洩がない機密性の確保の仕組みがあるか
  • サービス利用規約はどうなっているか
  • 導入後のサポート体制が充分かどうか
  • 利用実績や導入企業はどうか

などの確認をしっかりおこなってください。

以上、動画をインターナルコミュニケーションに使うメリットや活用シーンについてご紹介しました。
当社では、セキュアな動画配信に対応した動画プラットフォーム「J-Stream Equipmedia」を提供しています。

J-Stream Equipmediaは

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