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2020.03.31

情報共有できない原因とその対策

ビジネスの場やグループ活動においては、互いに情報共有をすることで作業の効率化が図れ、さらに質の高い作業結果をもたらす可能性が高くなるといわれています。したがって、何らかのプロジェクトを複数のメンバーで実行する場合、情報を共有できる環境を整えなければなりません。

しかし、実際には多くの企業で、社員同士の情報共有がうまくいかず、作業に無駄が生じるなどの弊害が起こっています。そこには、スムーズな情報共有を阻む何らかの原因が存在しているのです。情報共有できない原因を考え、解決策を探ってみましょう。

情報共有のより基礎的なことに解説した記事をご覧になりたい方はコチラを一読ください。

1.情報共有ができていない場合に起こりうる状況

社員同士で十分な情報共有ができていないと、企業ではさまざまな問題が発生します。ここでは、情報共有が不十分な場合にどんな状況が起こる可能性があるのかを確認しておきましょう。

情報・知識が一部の人に集中する

企業では「この業務については担当の○○さんにしかわからない」ということがよくあります。このように、情報が一部の社員だけに集中した状況が起こるのは、組織として情報共有の仕組みが整っていない表れです。一部の人が情報を独占している状況は、効率化を阻む上に、業務に関しても不都合が生じます。情報を多く集めている人が転職などで会社を去ると、その業務に関する知識を持っている人がいなくなり、大きく業務効率が下がる原因となるのです。

効率と生産性が上がらない

例えば、ある企業の営業部では、それぞれ独自の方法で顧客にアプローチし、経験によって得たノウハウを他の社員と共有せずに抱え込む傾向があるとします。そのような状況では、各社員が一定レベルのノウハウやスキルを身につけるまでにかなりの手間と時間を要するため、効率が悪く、企業の生産性もなかなか上がりません。

ビジネスチャンスを活かせない

営業の部署では特に、顧客がいつ自社の商品やサービスを購入し、これまでにどんな意見やクレームがあったかといった情報を社員同士で共有しておくことが求められます。これができていないと、最適なタイミングで大きな取引につながるアイデアを提案したり、新たなサービスや商品を売り込んだりするチャンスを逃し、ビジネスチャンスを活かせません。

組織力が向上しない

社員一人ひとりが業務を通して成長していくだけではなく、お互いに情報を共有し合うことで、より相乗効果を得られるのが、組織の強みです。しかし、情報共有ができていないと、社員一人ひとりの成長はあっても、せっかくの組織の強みが活かされず、組織全体の能力がなかなか高まりません。

社内の人間関係が深まらない

社内の人間関係が良好であればあるほど、職場の雰囲気がよく、チームワークが緊密になり、業務効率、生産性も高まるものです。しかし情報共有の機会が少ないと、人間関係が深まらず、防げるはずのトラブルや無駄な作業が増えてしまうという悪循環が起こる可能性があります。

2.情報共有できない原因

では、上記のような問題が生じている企業では、なぜ情報共有ができていないのでしょうか。主に、次の3つの原因が考えられます。

情報共有する意義(メリット)が理解されていない

まず考えられるのは、情報共有への社員の意識が低いことです。情報を共有すると、スキルアップできたり業務が効率化したりと、社員自身も企業全体にも多くのメリットがもたらされます。多くの社員がそのことを理解していなければ、積極的に情報共有が行われることはありません。

また、企業によっては、経験によって得たノウハウを人に教えたくない、囲い込むことで評価に差をつけて優位に立ちたいといった考え方が根強く残っています。そのような風土が情報共有の推進を阻んでいる場合もあるのです。

情報を共有する環境(組織の体制やツール)が整っていない

情報共有の重要性を理解してはいても、環境が整っていないためにうまく共有できないというケースもあります。

一般的には、自分が得た情報をメールなどで他の社員に伝えただけで情報を共有できたと考えてしまいがちです。そもそも情報共有とは、ただ情報を伝達するだけの行為を指すわけではありません。各社員が得た情報やノウハウを蓄積し、管理して、誰もが必要なときに利用できる環境を整備して初めて、社内で情報を十分に共有できているといえるのです。

組織体制が旧来型の縦割り構造になっていることも、情報共有を妨げる原因の一つです。縦割りの組織では役職により上下関係が固定化されていることが多く、若手社員が上司に意見をしづらいなどのデメリットが生じがちです。また、企業の規模が大きいほど、組織が多数の部署に分かれ、互いに情報共有せず、部署ごとに有益な情報を抱え込んでしまうケースが多いようです。

情報共有のルールが定まっていない

そのほかに、いつ・どこで・どんな情報をどのように共有するかを定めたルールがないという原因も考えられます。例えば部下が上司に業務の進捗を報告する場合、報告のタイミングが特に決まっていないと情報共有がうまくいきません。今は上司が忙しそうだからと遠慮してしまったり、叱責を恐れてトラブルの報告が遅れたりすることもあり得ます。

また、何かしらの情報共有ツールを導入していても、明確な運用ルールがない場合、どんな情報をどのように発信していいのかわからず、積極的に活用できないかもしれません。

3.解決策

情報共有ができていない原因は、大きく分けると「意識の問題」「組織環境の問題」「システムの問題」「運用ルールの問題」の4つといえそうです。それぞれについて、解決策を考えてみましょう。

意識の問題

ノウハウを独占したがる社員が多いなど、社員の意識に問題がある場合は、まずは情報共有の意義とメリットを明確にし、社内に周知する必要があります。情報・知識の発信や他の社員との共有を積極的に行う社員を評価したり表彰したりする仕組みをつくることも、意識変革の一助となりそうです。

組織環境の問題

縦割り構造ゆえの部署間の壁や役職、役職的な上限関係が情報共有を妨げているのであれば、それらにとらわれない環境づくりを進める必要があります。社員同士の交流や部署間の情報交換の機会を設けることも、工夫できることの一つでしょう。

システムの問題

情報を社員間で効率的に共有し、業務に活かすためには、情報を蓄積してスムーズに一括管理し、誰もが適切に利用できる仕組みをつくる必要があります。そのために役立つのが情報共有ツールです。

情報共有ツールには、スマートフォンやパソコンから多くの人が活用しているチャットツールや多様な端末から利用でき、データを保管、やりとりできるオンラインストレージが一般的です。さらに営業関連のデータを蓄積・分析できるSFA(営業支援システム)、顧客情報を管理・分析できるCRM(顧客関係管理)など、さまざまなものがあります。

こうしたツール類は高機能で、効率的な情報共有を可能にするものですが、導入しても、十分に使いこなせなければ意味がありません。組織の規模や業務内容、部門に合った情報共有ツールを選んだ上で、操作方法や適切かつ効果的な使用方法をきちんと全社員に教育する必要があります。

運用ルールの問題

メールやチャットツールなどを導入しているものの、ルールが決まっていない、または漠然としているという場合は、運用ルールを一から作るか、見直してみましょう。

まずは、どんな情報をどこ(どのツール)で共有するのかを決めます。社員全員が一読すればいい情報はメールで配信する、蓄積しておいて後に活用したい情報はオンラインストレージで共有するというように、運用ルールをきめるとよいでしょう。社員はそれぞれに日々こなすべきタスクを抱えているため、個々の自由に任せておくと、情報の発信・共有が後回しになる傾向があります。情報共有のタイミングについてもルール化することで、情報共有の習慣が定着しやすくなるはずです。そのほかにも、最初にしっかり情報の種類分けを行うこと、管理の責任者を決めておくことも必要でしょう。

4.まとめ

メンバー同士の情報共有はビジネスの基本です。しかし実際には、情報共有について社員が意義を理解していなかったり、効率的な環境が整っていなかったりなど、十分にできていない企業が多いと思われます。十分な情報共有ができる企業への第一歩は、現状の把握です。自社の情報共有が不十分だと感じるなら、どこに原因があるのかを見極めましょう。その上で原因に合わせた解決策を着実に実行していくことが重要です。

Jストリームでは、動画の活用により社内情報共有の促進をサポートしています。
最近では多くの企業が、動画の持つ「わかりやすさ」「情報の正確性」「記憶に残る」といった特性を理解し、社内情報共有のひとつの手段として動画の活用を始めています。 今後、動画の活用を検討される場合は、これまで培ったノウハウをご提供できればと思いますので、ぜひお気軽にご相談ください。

「動画で効率的な社内の情報共有を行いたい」
https://www.stream.co.jp/solution/information_sharing/



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