情報共有を効率よく行うための方法

2020.03.31

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社内情報共有

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社内でスムーズな情報共有ができている企業ほど、業務効率がよく、組織力が高く、業績の向上も見込めるといわれています。一方で、情報共有が十分にできておらず、業績にも影響していると思われる企業も少なくないようです。では、どうすればうまく情報共有ができるようになるのでしょうか。今回は情報共有を効率よく行うための方法を見ていきましょう。

《目次》

1.情報共有とはどういうことか
2.情報共有できる環境を整えるには
3.効率的な情報共有のポイント
4.まとめ

1.情報共有とはどういうことか

企業における情報共有とは、単に情報を交換して分かち合うことだけを指すのではありません。本来の情報共有とは、社員一人ひとりが持つ情報を蓄積・共有・活用することを意味します。この3つの要素の必要性を理解していないと、情報共有の取り組みは中途半端になり、得られるメリットも限定的なものになるでしょう。企業の資産として情報を蓄積し、その情報を誰でも見られるように共有し、業務に活かしていくことを意識した施策を実施することで、初めて十分なメリットが得られるのです。

社内で情報共有が進めば伝え漏れや何度も説明する手間が減り、業務が効率化し生産性が高まります。また、ベテラン社員が長年の経験を通して培ったノウハウを全社員が共有することで、組織全体の能力が底上げされ、より高度なアプローチに挑戦しやすくなります。

逆に、もし情報共有をせずに社員がそれぞれの知識と経験だけに基づいて業務を進めれば、トラブルも増え、チームワークや効率の向上を期待することは難しくなるでしょう。また、情報共有が不十分な職場では、ひとりの社員が情報を囲い込む傾向が強くなります。ノウハウを持っている社員ほど成果をあげて社内で高い評価を得るようになるため、出世を目指してますます情報を囲い込むという悪循環に陥りがちです。

情報共有のより基礎的なことに解説した記事をご覧になりたい方はコチラを一読ください。

2.情報共有できる環境を整えるには

先述の通り、情報共有にはさまざまなメリットがあります。しかし、「さあ、今日から情報共有を始めよう」と全社員に呼びかけたところで、すぐにスムーズな情報共有ができるわけではありません。情報共有を行うには、それが可能になるよう、社内の環境を整える必要があります。

次に、情報共有が進む環境づくりの手順を紹介します。

情報共有の必要性を周知する

まずは準備段階として、全社員に情報共有の必要性を周知して、社員の意識を高めていく必要があります。情報共有が効率や業績アップにつながることは、最終的に社員一人ひとりの成長や利益につながることを伝え、理解してもらいましょう。あわせて積極的な情報発信をした社員を評価するような仕組みをつくるなどして、情報共有を推進する雰囲気や社内文化を醸成していくことが大切です。

情報共有ツールを導入する

情報共有の手段には、口頭での報告のほかに、メール、オンライン掲示板、オンラインストレージ（データを保存できるシステム）など、さまざまな種類があります。

情報共有における効率性を大幅に高めてくれるのが、チャットや書類作成などの機能が搭載された情報共有ツールです。スマートフォンやパソコンから使用できるさまざまな種類のツールがあり、社員同士でコミュニケーションをとり合いながら、簡単に情報共有することができます。

ツールによっては、文書を複数人で共有しながらリアルタイムで編集できたり、ビデオチャットができたりと、業務に役立つ便利な機能を備えているものもあります。導入する際には、無料版で使い勝手を試すなどして十分に検討を重ね、自社の業務に合った、使いやすいものを選びましょう。導入後は使用方法を十分に社員に周知することも必要です。

情報共有では、部署間で連携することも考えて、社内で同一のツールを使うのが基本です。もちろん、スケジュールの周知には情報共有ツールのチャット機能を使い、作業日報は管理用シートで共有するというように、情報の種類に応じて複数の手段・ツールを使い分けてもいいでしょう。

情報にアクセスしやすくする

情報共有ツールやストレージに蓄積された情報が、どの社員にもアクセスしやすいよう環境を整備することも重要です。例えば営業職の場合、外出先で急に顧客情報をチェックしたくなることもあります。パソコン以外にもスマートフォンやタブレットといった持ち運びできるデバイスを導入して、どのデバイスからも情報にアクセスできる状態にしておきましょう。

3.効率的な情報共有のポイント

効率的に情報共有できる環境が整ったら、実際に情報を蓄積・管理し、それを活用するという本格的な情報共有のステップに進みましょう。ここでは、情報共有を進める上で必ず押さえたいポイントについて解説します。

運用ルールを明確にする

せっかく情報共有ツールを導入して環境を整備しても、ルールが特になければ、積極的な情報発信につながらず、情報共有の習慣がなかなか定着しない可能性があります。実際に情報共有を進める際には、「何（どんな情報）を・どのタイミングで・どのように」発信するかという運用ルールが不可欠です。

日報や業務報告の場合、発信者によって情報量や盛り込む項目に差が出ることもあります。対策としてフォーマットを用意しておくと、簡単にルールに沿った運用ができ、共有したい情報をより確実に集めることができます。

情報を分類して管理する

情報共有は、蓄積した情報を活用することを考えて行われなければなりません。ただ情報を集めて蓄積するだけではなく、後からそれらの情報をいつでも利用できるように、情報を適切に分類して管理する必要があります。

情報共有ツールの利点は、集まった情報を簡単にカテゴリーやグループごとに管理できることです。余計な手間や時間をかけずに情報を分類して、必要なときに必要な情報にアクセスすることができるので、まさに効率的な情報の蓄積・共有・活用が可能なのです。

とはいえ、個々の社員が自由に情報共有ツールを扱っていると、情報が整理されず、後で検索しにくくなる可能性もあります。プロジェクトごとの進捗状況、ノウハウ、業務上の課題点といったカテゴリーごとにタグ機能などを使って情報を管理し、見やすく使いやすいシステムを作るようにしましょう。全社員が目を通すべき情報とグループごとに確認する情報を区別して発信することも重要です。

4.まとめ

情報共有は、力を入れて取り組んでも、それ自体がすぐに個人の成果や評価につながるという性質のものではありません。それゆえに、特に繁忙期になると、社員は毎日のタスクを優先してしまいがちです。

だからこそ、全社員への情報共有の必要性の教育や、情報共有ツールの導入をはじめとした環境整備、日々の業務の中でスムーズに情報共有できる運用ルールが求められるのです。適切な環境と仕組みを整えれば、情報共有は社員の日々の習慣として着実に根づいていくでしょう。

情報共有の手段はさまざまですが、効率的な情報共有を実現するカギとなるのが、情報共有ツールの活用です。業務内容や蓄積したい情報に合ったツールを選んで、自社の情報共有のレベルを大きく向上させましょう。

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