オンライン研修を始めるには?やり方やメリットなど基礎知識を解説

2021.03.05

J-Stream ミテシル

動画eラーニング

基礎知識

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近年のICT(情報通信技術)ツールの普及や、働き方改革による業務時間の効率化などを背景に、eラーニングやオンライン研修という言葉を目にする機会が増えました。
特に、2020年からの新型コロナウイルス感染症拡大に伴い、人と人との接触を避けられるオンライン化は急速に普及して、インターネットを活用した研修や学習方法は珍しいものではなくなっています。

こうした中、「自社でもオンライン研修を導入したい」「初めてオンライン研修を実施するにはどうすればいいかわからない」といった、企業の人事担当者や教育担当者もいることでしょう。
ここでは、オンライン研修の導入方法やメリットなどについて、わかりやすく解説します。

オンライン研修とは?

オンライン研修とは、インターネット回線を使い、パソコンやタブレット、スマートフォンで受講できる研修のことを指します。Web研修やオンデマンド研修ということもあります。
オンライン研修の最大の特徴は、インターネット回線とアクセスする端末があれば、講師や受講者などの参加者が同じ場所にいなくても研修が開催できる点です。一方、自社の会議室や研修所など、リアルな場所に集まって講師と受講者などが対面して開催する研修は、集合研修や対面研修と呼ばれています。

これまで、企業が実施する研修といえば、集合研修が一般的でした。しかし、2020年に起きた新型コロナウイルスの感染拡大に伴って、新卒社員の集合研修をオンラインへと切り替える企業が多く見られたことで、オンライン研修が注目されるようになりました。
その後も、企業の人材育成におけるオンライン化は加速しており、新入社員だけでなく階級別・職種別の研修など、企業全体の研修をオンライン化する企業も見られるようになっています。

集合研修(対面研修)とオンライン研修の違いとは?

リアルに対面する集合研修(対面研修)とオンライン研修では、どのような点が異なるのでしょうか。2つの違いを比較すると下記のようになります。

■集合研修とオンライン研修の比較
集合研修 オンライン研修
開催場所 会議室や研修施設、教室など、同じ場所に集合して開催。 1ヵ所に集合する必要はなく、自宅、サテライトオフィス、遠隔地にある支社などからも参加可能。
開催時間 決められた日時に開催。 決められた日時で開催するか、受講者がいつでも自由に受講できるようにするか、研修形式によって異なる。
開催のために必要なもの 参加者の日程調整、研修会場の予約・設営準備、研修資料の印刷など。 Web会議ツールなどのオンライン研修ツール、インターネット回線、パソコンなど。
コスト 会場使用料、受講者・講師の会場までの交通費や宿泊費。 インターネット通信料(既存回線が使用できれば不要)やWeb会議ツールといったソフトウェアの使用料。
学習効率 講師が受講者の反応を見ながら進行できるため、ロールプレイングや接客、技術講習といった実践型の研修、ワークショップに向いている。 録画動画を配信する形式であれば、受講者は繰り返し学習可能。習熟度をデータ管理することもできる。
一方通行の学習になりがちで、モチベーションを保てないこともある。
コミュニケーション 参加者同士のコミュニケーションがとりやすい。 参加者同士の関わりや交流機会は、集合研修と比べて少なくなる。
通常業務への影響 研修のあいだ、参加者が一斉に職場を離れることとなり、通常業務への影響に配慮する必要がある。
参加者数が多い場合には、職場内でローテーションを組むなどの対応が必要。
受講者・講師ともに会場まで移動する必要がなく、通常業務への影響を必要最小限に抑えることが可能。

オンライン研修の種類と特徴

オンライン研修の実施形式には、大きく分けて「録画配信型」と「ライブ配信型」の2種類があります。また、録画配信型とライブ配信型のメリットを併せ持つ「疑似ライブ配信型」というものもあります。
ここでは、オンライン研修の録画配信型、ライブ配信型、疑似ライブ配信型、それぞれの特徴を解説しましょう。

サーバーにアップロードした動画を配信する「録画配信型」

録画配信型はオンデマンド配信とも呼ばれ、配信サーバーにアップロードされている動画を、受講者が好きなタイミングで見られる研修形式です。eラーニングと呼ばれる学習方法は、現在このオンデマンド配信で行われるのが一般的となっています。受講者は、時間や場所に縛られずに自分のペースで受講できるほか、苦手分野を繰り返し視聴することも可能です。

運営担当者側の視点で見ると、動画を事前に用意するため、クオリティの高い教材を作り込むことができます。例えば、講義形式で収録中に、言い間違えや言いよどみなどがあっても撮り直せます。また、編集で効果音やナレーションを加えたり、わかりやすい図解やテロップを差し込んだりといった、学習効果を高める工夫を凝らすことも可能です。
動画制作には労力がかかりますが、一度制作すれば繰り返し使用でき、同じクオリティの研修内容を一律に提供できるメリットがあります。

リアルタイムのライブ映像を配信する「ライブ配信型」

ライブ配信型はその名のとおり、ライブ映像を配信する研修形式です。テレビの生放送と同じようなもので、「インターネット生放送」や「インターネット生中継」と呼ばれることもあります。受講者は決められた配信時間に視聴し、講師との質疑応答など、双方向のやりとりが可能です。

運営担当者側の視点では、集合研修と同じような雰囲気で研修を行うことができますが、インターネット回線の障害やライブ配信用の機材にトラブルが発生したときには、即時、研修が中断するリスクがあります。また、ライブ配信でも効果音やテロップなどを入れることも可能ですが、専用の配信機材やオペレーターの手配が必要です。

録画動画配信とライブ配信の良さを併せ持つ「疑似ライブ配信型」

疑似ライブ配信型は、あらかじめ収録した動画をライブ配信する研修形式で、録画配信型とライブ配信型のメリットを併せ持っています。受講者はライブ配信型と同様に、決められた配信時間に視聴します。
運営担当者側の視点で見ると、ライブ配信型ではマイクやカメラ、配信機材、スタッフを手配する必要がありますが、疑似ライブ配信型の場合は事前に収録した動画を配信するだけなので、最小限の配信機材とスタッフで研修を実施することが可能です。機材操作は最小限なので、オペレーションミスの発生リスクもライブ配信型と比べると低くなるでしょう。

疑似ライブ配信型のメリットを活かした研修のやり方として、研修のメインとなる内容はあらかじめ制作した録画動画で配信し、受講者からの質問はリアルタイムにチャットで受けつける方法があります。研修内容は録画配信で一定のクオリティを保ちながら、ライブ配信の双方向性を活かした研修が行えます。

オンライン研修の導入メリット

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集合研修をオンライン研修に切り替えた場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは主に、オンライン研修を開催する側のメリットについて見ていきましょう。

場所を選ばず開催可能

インターネット環境とパソコンやタブレットなどの端末さえあれば、受講者、講師、運営担当者がそれぞれ離れた場所にいても研修を開催できます。企業の場合であれば、受講者や講師役の社員が別々の支社や拠点にいても研修に参加できるため、遠隔地にいることを理由に受講をあきらめる必要もありません。これにより、人材育成の機会損失を防ぐことにもつながるでしょう。

開催スケジュールの調整がしやすい

集合研修を開催する場合、会場の確保をはじめ、講師への依頼や参加者の業務調整など、スケジュールを調整しなければならないことがたくさんあり、運営担当者にとってもかなりの労力です。オンライン研修であれば、参加者を特定の場所に集合させる必要はありませんので、スケジュール調整がしやすくなります。
ライブ配信の場合は決められた日時の開催にはなりますが、パソコンなどからすぐに参加できますし、録画配信型であれば受講者が好きなときに受講できるため、日程調整すら不要です。

講師や運営担当者の負担が軽減される

オンライン研修は、運営準備の面でも講師と運営担当者の負担を軽減します。
例えば、録画配信型であれば、一度制作した動画を繰り返し使用できるため、講師が研修のたびに教材を準備したり、会場へ移動したりする必要がありません。特に、社員が講師役になっている場合には、その業務負担を減らせます。運営担当者も同様に、会場準備、会場への移動、連絡業務などの手間が軽減されます。

交通費、宿泊費、会場使用料などのコストが削減できる

集合研修の場合は、参加者が研修会場まで集まるための交通費や、場合によっては宿泊費が必要です。また、社外に研修場所を借りた場合には、会場使用料がかかります。オンライン研修では、これらのコストが不要となります。

オンライン研修を始めるために必要なツールとは?

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オンライン研修を始めるためには、どのようなツールが必要なのでしょうか。人によっては、放送局に近いような機材を想像するかもしれません。しかし、必要最小限のツールとして、パソコンやタブレットなどの端末と、Web会議ツール(オンラインミーティングツール)だけでも実施できます。

オンライン研修向けに特化したツールの中には、受講管理や学習履歴管理、職種・階層別のカリキュラム管理など、便利な機能を搭載したものもありますが、ここでは、手軽に利用できるWeb会議ツールを使ったケースで見ていきましょう。

オンライン研修に必要なハードウェア

オンライン研修に必要なハードウェアとしては、配信者用・受講者用のパソコンやタブレット、Webカメラ、マイクが最小限の構成になります。Webカメラやマイクは、パソコンやタブレット内蔵の物でも構いません。
講義方式のライブ配信で双方向のやりとりをするなら、音声がクリアになるヘッドホンつきのヘッドセットの使用がおすすめです。また、講師の画面写りが暗くならないように、撮影用照明があるとベストです。最近では、画面映えを良くするためのLED照明やリングライトも販売されています。
録画配信型で事前に自社で動画を制作する場合には、撮影用ビデオカメラや三脚、延長コード、ワイヤレスマイクなどが必要です。

オンライン研修に必要なソフトウェア

ソフトウェアとしては、Web会議ツールが必要になります。受講者、講師、運営担当者のパソコンやタブレットなどにあらかじめインストールしておくのが一般的です。Web会議ツールによって搭載されている機能は異なりますが、音声・映像のオンオフ機能、画面共有機能、チャット機能が付いているものがいいでしょう。

録画配信型の場合は、録画動画をサーバーへアップロードしてオンデマンド配信できるシステムが必要になります。一般的に動画配信システムと呼ばれているもので、インターネット上のサーバーを利用するクラウド型と、自社サーバーへソフトウェアをインストールするオンプレミス型があります。
また、事前に自社で動画を制作する場合には、動画編集ソフトが必要です。

オンライン研修に必要な環境

オンライン研修を始める上で不可欠なのが、インターネット回線です。特に、配信側となる講師や運営担当者は、できるだけ高速で安定したインターネット回線を用意しましょう。無線LANやモバイルWi-Fiルーターは、研修の途中で通信が切断したり不安定になったりするリスクがあるため、有線LANがおすすめです。
また、講師が講義を行う研修では、その場に受講者はいないので広い部屋である必要はありませんが、外の騒音が聞こえたり、誤って誰かが入ってきたりしないような場所での配信が必要でしょう。

オンライン研修の実施手順

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オンライン研修を始めるために必要なものがわかったら、次に実施手順について見ていきましょう。
ここでは、ライブ配信型で講義形式の研修を行う場合を例に挙げますが、研修内容や予算など、自社に合ったやり方を検討してください。

1. 事前準備

まず、オンライン研修開始前に、Web会議ツールなどの配信ツールやインターネット回線、マイク、Webカメラが正常に稼働しているのかテストしましょう。可能であれば、一度本番と同じ流れでリハーサルをしておくと、進行に問題がないか、足りない機材がないかなどを確認できるので安心です。
テキスト教材がある場合には、PDFデータなどを受講者に事前配布しておくといいでしょう。

2. オンライン配信

開始時間になったら研修を始めます。冒頭の時間は、予定の受講者が参加しているかの確認やWeb会議ツールの音声・映像オンオフのルール、終了時間や休憩の有無などについて説明する時間にするといいでしょう。
講師とは別に司会進行役を決めておくと、研修本編以外の進行やタイムスケジュール管理ができ、研修を円滑に進めやすくなります。また、Web会議ツールの操作に慣れた人を配信担当者として置いておけば、ツール操作やトラブル発生時の対応を任せることができて安心です。

3. 質疑応答

ライブ配信型では、リアルタイムで双方向のやりとりができるので、質疑応答の時間を設けるといいでしょう。
Web会議ツールのチャット機能を活用すれば、講義中の気になった時点で、受講者が質問をチャット投稿できます。区切りの良いところで講師が直接質問に答えてもいいですし、運営担当者が質問をとりまとめて、最後に講師に回答してもらう方法もあります。
リアルタイムにやりとりができるため、受講者の疑問が即座に解消できたり、講師が受講者の質問に合わせて講義内容を変更したりといった対話型の研修が可能です。

本格的なオンライン研修へのステップアップには専用システムの活用も

たくさんのメリットがあるオンライン研修ですが、Web会議ツールを使う方法では、受講管理や運用規模に限界があります。特に、受講者の受講状況やカリキュラムに応じたきめ細かな管理は、Web会議ツールだけでは対応できません。
そこで、本格的なオンライン研修へとステップアップしたい場合には、LMS(Learning Management System)と呼ばれる学習管理システムの導入を検討してもいいでしょう。インターネットを利用した学習法であるeラーニングでは、多くのサービスがこのLMSをベースシステムにしています。

自社に最適な配信形式を決めて、オンライン研修を始めてみよう

オンライン研修には、録画配信型、ライブ配信型、疑似ライブ配信型があることをご紹介しましたが、それぞれに特徴があり、これが正しいというものではありません。自社でも実施可能な配信形式を選んで、まずはオンライン研修を始めてみるといいでしょう。

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実際に導入企業がどのような効果を得られたのか、詳細は導入事例ページでもご紹介しています。

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